Các khó khăn trong vận hành và quản trị mà doanh nghiệp du lịch trường gặp

1. Lưu trữ và kiểm soát dữ liệu bằng excel

Theo thống kê, 95% doanh nghiệp du lịch hiện tại vẫn đang quản lý công việc bằng excel. Đây là công cụ văn phòng phổ biến được sử dụng rộng rãi với nhiều ưu điểm như miễn phí, sử dụng thuận tiện và dễ dàng. Nhưng Excel lại không có những tính năng chuyên biệt dành cho ngành du lịch. Khi nguồn dữ liệu của doanh nghiệp tăng lên, Excel sẽ trở nên cồng kềnh, phức tạp, gây khó khăn trong việc tìm kiếm. Đồng thời, Excel cũng có những nhược điểm phải kể đến như:

• Cách tạo tập tin, công thức sử dụng trong bảng phụ thuộc vào người thiết lập, nên những người đảm nhiệm công việc sau khó nắm bắt bởi không có một format chung.
• Khả năng dễ dàng chỉnh sửa khiến dữ liệu có thể được xóa bỏ nhanh chóng, không thể phục hồi. Tình trạng thất lạc thông tin là điều chắc chắn có thể xảy ra. 
• Excel cho phép xuất dữ liệu, chúng ta không thể đảm bảo lượng dữ liệu bấy lâu của doanh nghiệp sẽ còn nguyên vẹn khi một nhân viên nào đó nghỉ việc. 
• Mỗi phòng ban, mỗi nhân viên sẽ tự tạo một bảng Excel riêng, gây ra sự mất kết nối khi thực hiện nhiệm vụ chung. 

 

2. Tính giá tour thủ công 

Việc tính giá tour bằng các biện pháp thủ công như sổ sách hay excel chỉ phù hợp ở giai đoạn mới hình thành doanh nghiệp, lượng khách hàng chưa có nhiều. Tuy nhiên ở giai đoạn sau, việc tính giá tour thủ công như vậy sẽ khiến các nhân viên mất thời gian và không đảm bảo tính chính xác cũng như sự an toàn cho bảo mật dữ liệu. 

Hơn nữa, măc dù thao tác trên cùng một file nhưng theo thời gian và cách làm việc của mỗi nhân viên mà tính thống nhất của việc tính giá không còn được duy trì như ban đầu nữa. 

Ngoài ra, phải kể đến trường hợp giá cả được cập nhật liên tục. Làm thế nào để khi có thay đổi giá cả, tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều được cập nhật nhanh chóng mà không phải hỏi nhau? Với cách làm thủ công như hiện nay, nhân viên kinh doanh nào có được giá tốt sẽ nhập trước, các nhân viên khác có thể không biết dẫn đến thiếu chuẩn xác khi đưa báo giá cho khách hàng. 

Đặc biệt đối với việc tạo báo giá, mỗi mùa du lịch trong mỗi thời điểm khác nhau các dịch vụ sẽ có mức giá thay đổi, việc tạo lại cũng chiếm một khoảng thời gian không hề ngắn.

3. Quản lý booking không chặt chẽ 

Quản lý booking là nhiệm vụ tất yếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp du lịch. Tuy nhiên, đang tồn tại những thực trạng và cũng là khó khăn cho các doanh nghiệp du lịch trong quản lý booking hiện nay:

Việc quản lý booking được thực hiện thủ công, không có quy trình dẫn đến kiểm soát lỏng lẻo, xảy ra nhiều sai sót. Các dữ liệu thuộc về booking được người thực hiện ghi nhận trên các công cụ văn phòng như word, excel hay thậm chí trên sổ sách.

Mỗi giai đoạn biến đổi của booking được thể hiện trên bảng làm việc bằng cách xóa tình trạng cũ và ghi lại tình trạng mới. Đây chính là một bất cập bởi khi phải quản lý khối lượng lớn booking, việc xóa - thêm mới không đảm bảo tính đầy đủ và chính xác. Nếu không được ghi nhận kịp thời, chúng ta không thể xử lý các booking đang trong quá trình chờ duyệt và từ đó ảnh hưởng rất lớn đến quan hệ đối tác, khách hàng. 

Nhân sự cũng là vấn đề chúng ta cần quan tâm. Khi một nhân sự rời đi, doanh nghiệp hay chính nhân sự này cũng không dễ dàng bàn giao công việc cho người mới bởi trước đó việc ghi nhận thông tin không được thực hiện chặt chẽ, dẫn đến hiện tại không nhận biết được đâu là booking đang hoạt động, đâu là booking cần đặt dịch vụ… 

4. Kiểm soát tài chính

Với tính chất đặc thù nên việc kiểm soát tài chính trong doanh nghiệp du lịch cũng mang những nét riêng. Tuy vậy, có hai vấn đề được xem là hay xảy ra nhất trong các doanh nghiệp du lịch hiện nay là: 

Bỏ sót nhiều khoản thu: Điều này rất dễ xảy ra ở các đơn vị lữ hành có lượng khách hàng lớn. Đối với những trường hợp khách hàng đặt cọc một phần giá trị của tour, Sales sẽ ghi nhận khoản tiền này và đánh dấu khoản tiền còn lại cần phải thu của khách hàng trong một thời gian nào đó hai bên thống nhất với nhau. Bộ phận kế toán sau đó sẽ phải tiếp nhận các thông tin này, tuy nhiên khi có một lượng khách hàng lớn, việc nhầm lẫn hay thậm chí quên các khoản này hoàn toàn có thể xảy ra. 

Đặt cọc không đúng ngày: Khi các đơn vị lữ hành trong vai trò là khách hàng làm việc với đối tác là các nhà cung cấp để sử dụng dịch vụ của họ (nhà hàng, khách sạn, vé xe....), chúng ta cũng sẽ cần có hạn đặt cọc. Tuy nhiên trường hợp tương tự như trên là việc nhầm lẫn hay quên ngày đặt cọc cũng thường xuyên xảy ra. Việc đặt cọc không đúng ngày dẫn đến giảm uy tín của doanh nghiệp với nhà cung cấp, làm mất đi nhiều cơ hội, ví dụ như quá đợt khuyến mại dịch vụ. Từ đó làm ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng.

5. Không có môi trường làm việc thống nhất và bài bản 

Để phát triển bền vững, một doanh nghiệp du lịch cần có sự kết nối và thấu hiểu cao giữa các phòng ban nói chung và nhân sự nói riêng. Cách quản lý truyền thống khiến quy trình làm việc trở nên rời rạc và việc quản trị lỏng lẻo. Khi không có một môi trường làm việc thống nhất cũng như một quy trình bài bản, công việc giữa các cá nhân dễ bị chồng chéo, khó kiểm soát chất lượng. 

Ngoài 5 vấn đề kể trên, doanh nghiệp du lịch còn đối mặt với các khó khăn như: chưa biết cách phát triển Marketing, quy trình chăm sóc khách hàng chưa chuẩn mực, chưa có giải pháp phòng tránh tối đa các phát sinh khi làm việc với đối tác và khách hàng… 

Rõ ràng tất cả các vấn đề trên đây đều không hề đơn giản, đòi hỏi sự chuyển mình mạnh mẽ trong công tác quản trị của các doanh nghiệp du lịch để thay đổi. Bạn đang tìm một giải pháp có thể xử lý những khó khăn trên? Liên hệ ngay với GoUP để được tư vấn về - Phần mềm quản lý tour du lịch GoTOUR - công cụ hỗ trợ vận hành doanh nghiệp du lịch tối ưu nhất hiện nay.